Registrar el tiempo que emplean los asesores de tu despacho en las distintas gestiones que realizan a los clientes, tiene dos objetivos: por un lado, tendrás siempre disponible un histórico de todas las imputaciones y trabajos realizados, y por otro, podrás comprobar si la cuota de un cliente es rentable en comparación con el tiempo que demanda en tu Despacho Profesional. Carma Despachos CRM te ayudará a rentabilizar el tiempo de los asesores y las gestiones realizadas.

Trabajos Facturables

Cuando un asesor registra tiempo, debe seleccionar un trabajo facturable, pero, ¿qué es un trabajo facturable?

Los trabajos facturables son las actividades que los asesores realizan como la contabilidad, tareas administrativas, trámites, reuniones, etc. Un trabajo facturable se compone de un nombre que describe la actividad, y de dos valores por defecto: el coste por hora y el precio de venta de esa hora de trabajo.

Tanto el coste como el precio de venta por defecto te ayudarán a calcular la rentabilidad de las gestiones realizadas a clientes. Además de imputar el coste y PVP por defecto, dentro de Carma Despachos CRM puedes especificar el coste y PVP por hora de cada asesor de tu Despacho Profesional. Si lo especificas por asesor en base al coste real que supone ese trabajador en tu despacho, obtendrás unos cálculos de rentabilidad más precisos.

En el siguiente video puedes ver cómo crear un trabajo facturable y establecer el coste y el pvp por defecto:

Para establecer el coste y precio de venta por cada uno de los asesores de tu Despacho Profesional, sólo tienes que abrir el trabajo facturable que quieras y pulsar el botón "Coste de los trabajos facturables por Asesor", tal y como puede verse en la siguiente captura de pantalla:

Con los trabajos facturables definidos así como sus costes y precios de venta, es muy sencillo analizar la rentabilidad de las gestiones que imputes dentro de Carma Despachos.

Registro de Tiempo Empleado

El registro de tiempo empleado es la sección donde los asesores registran el tiempo que tardan en realizar las distintas gestiones a los clientes.

A esta sección se puede acceder desde el panel de Gestiones o bien desde dentro de un Expediente y tarea.

En la página de registro de tiempo Empleado un asesor puede imputar tiempos a un Expediente, tarea o a varios Expedientes sin salirse de esa sección.

Hay dos formas de registrar el tiempo empleado: usando un temporizador que se inicia pulsando el botón azul Iniciar Temporizador situado en la parte superior derecha, o bien introducir manualmente el tiempo en la tabla "Tabla de tiempo empleado por asesor y tipo de trabajo".

Fíjate en la siguiente captura de pantalla:

En este ejemplo se han imputado 2 horas de Labores Comerciales a un Expediente. Se pueden crear tantas líneas en la tabla de tiempo como imputaciones quiera hacer el usuario. Estas imputaciones pueden realizarse en un mismo expediente o a varios expedientes, todo sin salirse de la hoja de registro de tiempo empleado.

Después de guardar y validar las imputaciones de tiempo empleado realizadas, tanto el coste como el pvp se calculan en base a los precios fijados y toda esta información, muy valiosa para medir la rentabilidad de una gestión, aparece reflejada en los expedientes y tareas asociados a los registros de tiempo.

Siguiendo el ejemplo anterior, dentro del expediente asociado al registro de tiempo, encontrarás el sumario del tiempo empleado, coste total y el importe que Carma Despachos CRM sugiere como importe a facturar, entre otros datos:

En el detalle de expedientes hay tres campos que se relacionan con el coste:

Coste Estimado (Manual): un coste que puede establecerse de forma manual para actúe como comprador sobre el coste real de imputaciones.

Coste Total (Registro de Horas): el coste total del expediente en base a los registros de tiempo empleado.

Total Gastos: el total de los gastos que se han producido en este expediente: desplazamientos, compras de material, tasas, etc.

En la columna de la derecha de este mismo detalle, encontrarás dos campos:

Importe Sugerido: El importe que Carma Despachos CRM te sugiere facturar por la gestión del expediente.

Importe Facturado: Si ya has emitido alguna factura en este expediente, este campo muestra la cantidad que ya has facturado en este expediente.

Todos estos campos pueden habilitarse en vista reporte de los expedientes para obtener un listado y visualizar fácilmente el coste estimado y el php sugerido.

Si necesitas analizar los costes, trabajos facturables por asesor o por cliente, puedes utilizar el Informe de Trabajos por Asesor y Cliente, situado en la sección de Herramientas.

Con este informe obtendrás un visual completa de los clientes, los trabajos realizados por cada asesor y las estimaciones de coste e importes sugeridos.

Como se ha visto en este artículo, en Carma Despachos CRM es muy sencillo poder visualizar la rentabilidad de todas las gestiones reportadas. Tan sólo debes comparar el importe sugerido de cada gestión con el importe facturado a un cliente. Si aún no conoces Carma Despachos CRM y cómo puede ayudarte en tu Despacho Profesional, visita la página oficial del producto.